Het is als bedrijf mogelijk om uw klantenservice uit te besteden aan een callcenter. Het voordeel daarvan is dat de continuïteit beter is gewaarborgd en u ruimere openingstijden kunt aanbieden aan uw klanten. U hoeft immers niet zelf voor de bezetting van de klantenservice te zorgen. Als u niet heel veel telefoontjes of chatverzoeken krijgt kan het aantrekkelijk zijn om deze te laten afhandelen door een externe partij. U hoeft hiervoor dan zelf geen mensen in dienst te nemen, die wellicht niet heel veel te doen hebben maar waarvoor u ook geen vervangend werk heeft. Maar er zitten ook nadelen aan een dergelijke constructie.
Minder grip op het contact met uw klanten
Natuurlijk zal het externe bedrijf aan u rapporteren welke contacten er zijn geweest. Maar als u uw klanten niet zelf spreekt, kan dit leiden tot miscommunicatie. U moet er in zo’n geval wel van verzekerd zijn dat de medewerkers van het callcenter precies weten hoe u wilt dat uw klanten worden benaderd. Zij weten immers niet dat ze geen medewerker van uw bedrijf aan de lijn hebben maar een callcenter medewerker die maar gedeeltelijk op de hoogte is van wat er binnen uw bedrijf gebeurt.
Zorg ervoor dat u als bedrijf altijd zelf bereikbaar bent
Uw telefonische klantenservice uitbesteden is een optie. Maar zorg ervoor dat iemand die met u in contact wil komen, uw bedrijf ook altijd zelf kan benaderen. Dat kan via een e-mailadres of een postadres. Er zullen altijd mensen zijn die uw gegevens willen achterhalen en die meer willen dan een 0900 nummer aan de hand waarvan niet is uit te zoeken waar uw bedrijf gevestigd is. Houd er rekening mee dat uw vestigingsadres altijd is op te vragen via de Kamer van Koophandel, u bent immers verplicht om op uw website een KvK nummer te vermelden.
Houd de vinger aan de pols over de kwaliteit van de klantenservice
Uw klantenservice uitbesteden betekent natuurlijk niet dat u hier niet meer naar om hoeft te kijken. Het is belangrijk om te weten met wat voor vragen en klachten er wordt gebeld. Misschien is het immers nodig om intern bij te sturen, bijvoorbeeld als er veel klachten komen over de levering van goederen, te laat of beschadigd bijvoorbeeld. Ook is het belangrijk te monitoren of de klanten die bellen tevreden zijn over de afhandeling van hun vraag of klacht. Hiervoor kunt u bijvoorbeeld een korte telefonische enquête gebruiken waaraan bellers kunnen deelnemen na afloop van het contact met de klantenservice.