Veel telefooncentrales hebben de mogelijkheid om een ‘wachtmuziekje’ af te spelen als een klant in de wacht staat bij drukte. Veel bedrijven denken hier niet echt over na en laten het aan de leverancier van de telefooncentrale over om hiervoor een nietszeggend deuntje uit te zoeken. Meestal iets klassieks, want daar zitten doorgaans geen auteursrechten op. Maar pas er wel mee op. Een wijsje kan enorm gaan irriteren, zeker als het steeds maar herhaald wordt. Een klant die toch al geïrriteerd is omdat hij moet wachten, zal er niet vrolijker van worden.
Nuttig gebruik maken van de wachttijd
Als een klant moet wachten kunt u die tijd ook gebruiken om nuttige informatie te verstrekken. Zo kunt u de klant wijzen op de website, waar veel informatie te vinden is. Kan de klant ook online een afspraak maken bij de dierenarts of de kapper? Wijs hem er op tijdens het wachten. Als dit de reden van het telefoontje was zal de klant wellicht voor deze mogelijkheid kiezen. Spreek duidelijk en spreek vooral het webadres duidelijk uit. Moet de klant voor bepaalde zaken een ander telefoonnummer bellen? Noem dit nummer dan duidelijk en langzaam op en herhaal het nog een keer zodat de beller kan checken of hij het juist heeft genoteerd.
Verander de wachtmelodie regelmatig
Als u dan toch gebruik maakt van een ‘wachtmuziekje’, wissel dan eens af. Steeds weer “Für Elise” of “Strangers in the Night”, uitgevoerd door een stemmig vioolkwartet gaat uiteindelijk vervelen. Mensen die u vaak moeten bellen zullen blij verrast zijn als er een nieuwe melodie in hun oor klinkt terwijl ze op hun beurt wachten. Door goed na te denken over de af te spelen muziek tijdens het wachten kunt u de ergernis daarover een beetje wegnemen. Stem als dat kan de muziek af op uw doelgroep, dan bereikt u nog meer effect.
Laat het wachten nooit te lang duren
Juist als u gebruik maakt van muziek tijdens het wachten zal de klant in de gaten hebben dat het wachten lang duurt. Als hij hetzelfde deuntje al drie keer heeft gehoord beseft een beller des te meer dat hij al een kwartier in de wacht staat. Door verschillende melodieën te kiezen voorkomt u dit. Maar beter is het natuurlijk om de wachttijd te beperken door ervoor te zorgen dat uw klanten snel worden geholpen door uw klantenservice. Want hoe vrolijk en opbeurend uw wachtmuziek ook is, de klant luistert waarschijnlijk liever naar zijn eigen playlist of de radio.
